孫維新 台大天文物理所教授
在台大有開設一門認識星空的通識課程。
聰明的上班族選擇當「不加班達人」,不讓工作壓力壓垮自己。他們掌握了管理時間、提升效率的訣竅,用最短的時間做最多的事,然後享受下班後的生活。他們是怎麼辦到的? 一、立志不加班 「不加班達人」有一個共同的觀念:人生不是只有工作這件事,還有很多事值得去體驗。他們以不加班為目標,有了目標,才有動力堅持下去。 經營保健食品的百麗康美公司經理陳建中,是澳洲總公司在台灣唯一的代表,他形容自己像「千手觀音」,大小事都得自己來,但他卻很少加班。 「用不放棄的意志,不斷尋找和運用更有效率的工作方式,達到不加班的目標,」他說。 二、紀律為效率之母 投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾在「加班是正常,不加班才是反常」的投信業工作,但她一向奉行「非不得已絕不加班」的原則。在她的字典裡,「加班」幾乎是「效率差」的同義詞。 能做到再忙也很少加班,蕭碧燕的秘訣是自我管理。雖然她住家遠,仍然一大早八點多就到辦公室,然後依著列在紙上的工作重點,一一完成。 「紀律不但影響效率,更反映工作態度:你到底在不在乎這件事?」她相信懂得自我管理的人,自己是最大的受惠者。 從事保險業20年的安泰人壽敦宇通訊處總監駱碧鶯,也靠紀律提升效率。她把會議固定在每週一、三、五早上,其他時間就可以自由運用,確保重要的事不會漏失。 三、確認工作目標,分辨輕重緩急 《商業周刊》創辦人何飛鵬在《自慢》中指出,企業組織普遍有「做不完定律」:事情永遠做不完,如果做得完,你就是組織中不重要的人。 反正事永遠做不完,則熬夜加班只不過是延長噩夢。他認為,不如應用「80/20法則」提升效率:花80%的時間與精力做20%的重點工作,剩下20%的時間與精力簡化處理80%的非重點工作。 104人力銀行行銷處公關經理方光瑋提醒,提升效率的重要原則是:先跟主管確認工作目標,判斷事情的輕重緩急,否則悶著頭苦幹,結果可能是做白工:你做的不是老闆要的;老闆認為重要且急迫的任務,你卻沒做。 蕭碧燕有一次請秘書發一封重要的電子郵件給各投信投顧的總經理,結果有些信被退回了,秘書搞不清這件事的重點在「儘快通知到對方」,竟然花了一天研究信為什麼被退回,卻沒有用傳真趕快讓那些人收到信。「工作抓不到重點,當然沒效率,」蕭碧燕說。 管理學上常用四個象限來區分事情的輕重緩急: .重要又緊急的事:通常是突發事件,可以凸顯上班族的應變能力,一定優先處理。 .重要但不急的事:如健康、親子關係、經營客戶,依照計劃按部就班來做,以免拖成重要又緊急的事。 .不重要但緊急的事:例如請款、做報表等瑣碎的事,不需要太多思考,可以利用零星時間分次處理。 .不重要且不緊急的事:重新思考需不需要做、能不能簡化。「如果你發現第10個步驟才會影響結果,那麼1~9步就應該想辦法省略或簡化,」蕭碧燕舉例。 四、不斷尋找更好的工作方法 紀錄工作時間:著有《為生活工作》的記者喬.羅賓森(Joe Robinson)建議,把一週生活做成明細表,記下每天每件事用了多少時間,然後使用時間的模式就會浮現。例如主管可能發現有大半時間在開會,就可以考慮將性質相近的會議合併,或授權部屬處理。 目標管理:方光瑋建議,當你接到一件重大工作,可以把它分成幾個子目標,然後從預定完成的日期反推回來,訂出各子目標的完成日期,就不會不知道從哪裡著手,也可以避免把所有工作都壓縮在截止日前。 降低干擾,全神貫注:處理重要工作時,不妨關掉手機、電子郵件信箱,請同事暫時不要跟你說話,甚至關上門,確保有一段時間不受干擾。 大塊文化董事長郝明義有一次在處理堆積如山的工作時,告訴秘書不要有任何打擾,然後開始專心解決積案,不到中午,所有東西都進了發文匣,他覺得餓了,但一看時間,竟才過了15分鐘。專心的效益真是不可思議,他形容這是「時間給的神秘禮物」。 「預習」工作:文字工作者洪閔慧在進公司前,會在路上把今天要做的事想一遍,進公司後就可以直接開始。她通常先處理打電話、寫信這些瑣事,處理重要事情時,就不會被打斷。 提升技能:投信投顧公會秘書長蕭碧燕曾發現一位同事常加班,後來知道原來她不會打字,只好用「一指神功」慢慢敲。蕭碧燕建議,職場上必備的一些能力、知識,一定要靠自己去學。 善用幫手:百麗康美公司經理陳建中推薦上班族利用新科技(如電腦軟體裡的行事曆功能、PDA等)管理時間。他如果與人有約,PDA手機半小時前就會提醒他,他就知道手上的事該準備結束。 做「一舉數得」的事:陳建中如果去外地訪視門市,動線會儘量排在一起。例如去台中,就順路先去林口,回台北時選擇坐火車,順道拜訪位於火車站附近的貨運公司。 「承認自己的能力、時間都有限,多向別人請教、學習別人的工作方法,這並不可恥,」陳建中認為。 主管也不必為了展現能力而把所有事往身上攬。「主管事必躬親,一來會累壞自己,二來讓同仁過度依賴,反而失去學習機會,」陳建中說。 蕭碧燕建議,主管只要抓大方向、訂大目標就好,執行細節由同仁去規劃,真正執行時主管再去看成效。「充分信任部屬、授權,主管才能花更多時間去思考更重要的事,」她說。 大塊文化董事長郝明義在《工作DNA》中指出,一個人最終的成敗往往不是所謂的「專業能力」決定的,而是一些「基本功」,情緒就是其中之一。 蕭碧燕發現,很多上班族花太多時間在抱怨,卻不去解決問題。她認為,過多的抱怨只會讓人愈來愈討厭這份工作,效率更差。 蕭碧燕會藉看美食雜誌紓解工作壓力,「不一定能去這些餐廳,但看了賞心悅目,」她說。她也喜歡繡十字繡,辦公室掛了好幾幅作品。 104人力銀行公關經理方光瑋每天開車往返桃園與新店間,早上他利用這段車程規劃一天的工作、培養工作情緒;晚上回家時,他會聽音樂幫助放鬆,「讓辦公室裡的情緒、工作,隨著窗外景色一起拋諸腦後,」他形容。 陳建中則用慢跑、跟太太一起下廚來紓解壓力。 西方早有「work hard, play hard」(努力工作、努力玩)的觀念;日本趨勢觀察家大前研一近年也倡導「OFF學」:把工作的開關關掉,好好享受下班後的生活,工作時才更有效率。他自己就喜歡釣魚、滑雪、吹單簧管,偶爾還騎重型機車出遊,豐富的生活經驗幫助他創意源源不絕。 充分休息、讓自己喘口氣,絕對是道德而且必要的。
陳建中也把電腦檔案、電子郵件分不同的資料夾管理,資料夾中再細分子目錄,找檔案時就不用大費周章。
五、你不需要是萬能的
六、管理情緒,不讓工作成為人生的全部
最近,在調整一種專屬於自己的高效率步調。
雖然現在的身分是相對自由的商學院研究生,我不需要天天在實驗是盯著實驗,有時候還必須待到很晚等實驗結果,但我還是認為一位稱職的研究生應該要對自己選的課負責,每週還是建議要有一定的時間待在研究室,不管是思考課業或是閱讀專業領域的文章,或僅僅是"閱讀"新聞及評論。簡言之,研究生要留時間靜靜思考,當然包括思考人生的下一步。
漸漸不喜歡再吃完早午餐,中午過後才到研究室,尤其在冬天,因為這樣感覺好快就天黑了,會覺得自己才處理沒多少事情,一天就要結束了。以前會覺得一天的結束是凌晨一兩點,因此天黑不算什麼,晚間八點過後依然是工作念書的時刻,但漸漸發現,這樣的生活模式我不是很喜歡,因為這樣的模式會將學校的事情,課業上的任務與我每天的休閒娛樂混在一起(我喜歡工作就專心工作,玩樂休閒就是專心玩)。工作與玩樂混合為一,或者工作被很多外務打斷其實會降低整體的效率。當然,下午茶時間或運動,甚至晚餐時間不算,那些本來就會將一天作分割。這裡是指一些非必要的雜事,或規劃中的興趣活動。
所以囉,能在白天九點之前就到研究室,下午六、七點左右就可以下班去做自己想做的事情,看自己想看的書,聽自己聽得懂得音樂。這樣的人生,不是更多采多姿嗎?
以一個學生來說,晚上回到家應該是還有很多事情要作,但若將白天的效率提升,就可以換來更健康的睡眠,吃陽光早餐:))
美國西北大學MBA,在企業界工作多年後,和妻子背起背包,展開自助環球之旅,以9個月的時間行經7萬哩路程,這段旅行經驗也成為他生命中的轉捩點。
返回美國後,陸續設立各種成長研習機構、擔任《財星》雜誌500大企業的諮詢顧問,與歐普拉名列美國百大影響人物。
著有《生命咖啡館》、《生命沙伐旅》。
1.享受當下人生
為什麼總在擔心還要走多遠?如果總是擔心接下來要發生什麼事,就犧牲了和當下發生互動的機會。
2.你就是自我生命的導演
人生只是一齣戲,是你自己在執導這齣戲。這跟好或不好無關,而是你有力量決定,這齣戲要怎麼演、要允許誰加入這場演出。
3.偶爾迷路是必要的
每個人難免有迷路脫軌的時候,只要確定自己不會放棄。當你該走右邊,卻反而走向左邊時,唯一的問題只在於:你是否就永不回頭了,或者乾脆就停滯不前。
1.順勢而為 2.重新打好基本功 3.看長線,不要看短線
人生本質就是起伏,要順著海浪前行,順勢而為。把每一天當作你人生的最後一天,認真的活出你自己。
金融海嘯剝除了每個人身上的國王游泳衣,我們看到自己的裸體,發現自己根本沒實力。這時候更應該重新檢視你自己,哪些基本功夫沒有做好?
我們太容易困在當下,忘了大時勢。因為當下困境,而蒙蔽自己的眼睛。你得跳脫出來當下、拉高視野,才看得見機會。
我們總認為在學時間才是我們的學習時間,以我個人為例,小學六年、中學六年、大學四年、加上博碩士五年,算一算也有二十一年的時間待在學校,那我到底在學校學到什麼東西﹖「如果你有幸在年輕時住過巴黎,它會一生跟著你,有如一場可帶走的盛宴。」這句話可以形容我前後21年的求學生涯。
二年前,我開始動筆寫自傳,參考了很多昔日留下來的資料,以及三十多年前自己寫的博士論文,結果卻發現很多地方看不懂。後來再重翻過去讀的滾瓜爛熟的大學工程教科書,竟也不太看得懂。當我回顧這幾十年的工作生涯,我發現只有在工作前五年,用得到過去在大學、研究院所學的20-30%,之後的工作生涯,直接用到的部分幾乎等於零。因此當我說學校生活是「一場可帶走的盛宴」時,指的絕非謀生知識的學習。「一場可帶走的盛宴」這句話出自作家海明威之口,他曾說:「如果你有幸在年輕時住過巴黎,它會一生跟著你,有如一場可帶走的盛宴。」我想用可以這句話來生動形容,我前後21年的求學生涯。
為什麼我會這樣認為呢﹖我自己分析有三個原因:第一,在學期間是培養求知心最好的時候,換句話,你要把握機會多方面培養興趣,無論是文學、藝術、科學都行,這就是一種求知心。第二,你必須培養學習的習慣,包括終生學習的習慣。如果年輕人在學期間既沒有培養求知心,又沒有培養學習的習慣,我認為他是在浪費時間,那麼就算他考試考得再好,教科書背得再熟,我都認為沒有用。第三,培養「思考能力」。
學習只是一種input,如果沒有經過內化(internalize)的過程,去發展出自己的思想,那不叫思考。求知心及學習習慣是兩項基本能力,若沒能在求學階段即時培養,完全是虛擲光陰。至於思考能力則是更進一步的能力,如果想做些與普通人不同的事,非具備此能力不可。
事實上,普通人常掛在嘴邊的「活到老,學到老」,並非我所認同的終生學習,因為每個人所堅持的終生學習絕非是泛泛的「活到老,學到老」,而是必需具備「有目標」、「有紀律」、「有計畫」三項要素。
終身學習的第一要素──訂定目標
終生學習必須設立長期目標,也可稱做終生目標,同時也要有長則幾年、短則幾天的短期目標。舉例來說,我認為每個人都需定下「一定要能跟得上所屬行業」的終生目標,不論是醫生、科學家、工程師,都要跟得上該行業的最新潮流。像我自從出校門後,就一直待在半導體業,因此我所立的終生學習目標,就是要跟上半導體業的發展。當我處在技術的領域,我就要求自己要跟上技術的最新發展,後來轉往業務領域,我的目標就換成要跟上半導體各項業務的發展。
假如你在銀行界工作,能否想像30年、40年前畢業的銀行家,即使是最好學校的畢業生,日常所處理的業務也只不過是存、放款,發行政府公債、賺賺其中的差價罷了,十分簡單。我在美國做事的前十年,常有人跟我說,銀行家是最容易不過的行業,每天下午3點鐘就可以下班打高爾夫球。然而物換星移,現在銀行業的情況與過去相較有天壤之別,因為目前錢可以跨地區、跨時區流通,所以銀行業開始受到全球金融的影響,再過幾年,我相信網際網路對銀行業的轉變將造成更大的影響。倘若你不能隨時跟上最新發展,我看你的不用10年、15年,就會面臨失業的危險,而身處科技、工程領域的人,職業壽命更短。
我踏出校門時,根本不認識Transistor(電晶體)這個字,這不是因為我無知,事實上當時很少人了解電晶體。但是過不了幾年,情況丕變,很多人全都知道電晶體的存在,可見知識是以很快的速度前進,如果無法與時俱進,就只有等著失業的份。因此,人人都該抱持職業壽命目標是:「無論身處何種行業,都要跟上潮流」。
至於短期目標,範圍則大得多,因為它可以是興趣,也可以與工作職務的調動相結合。當一個工程、技術、或研發的人才,被拔擢成為經理人時,他開始需要涉獵財務、行銷等其他相關知識,如果原本沒有這些知識基礎,就要盡快設立短期目標,在未來半年內盡量地學習。這是必要的學習階段,倘若不這樣做,新職務可能無法得到完全發揮,這是每個人在工作上可以經常設定的短期目標。
提到興趣,以我本身為例,有一次我無意間發現,法王路易十四與清朝的康熙皇帝竟身處同一時代,他們可能不知對方的存在,但二人都同是盛世,因國情不同,導致後來發展殊異,這引起了我的興趣,因此我花了幾個月的時間努力研讀兩人的歷史。而在音樂方面,我建議對馬勒音樂有興趣的人,可以把馬勒的其他曲目也拿來聽一聽,只要是有音樂底子的人,不消幾個月就可成為專家,因為馬勒的作品並不多,不像貝多芬,至少要2年的時間才夠。以上所指的是業餘的興趣。如果你對小說有興趣,也可以針對某個時代、某個小說家的作品,從事短期的研究。
我個人回到台灣已經14年,由於在美國住了30多年,雖然平日喜歡閱讀中文書報,一時之間對久違的中國社會仍然無法全盤認識,我心想既然要回來做事,就一定要深入了解,於是我立了一個短期目標:要在2年內充份了解台灣的政治及經濟。後來發現,我的野心實在太大了,二年的時間根本不夠,我就把時間延長3年,但是直到現在,我對台灣的政治及經濟還是不太了解,這項短期目標就變成我的終生目標。
終身學習的第二要素──有紀律
終生學習的第二個要素是「紀律」,也就是你對學習要下決心,決定要花多少時間來從事終生學習,因為學習是一件相當嚴肅的事情。以聆聽為例,其實傾聽別人講話也是一種學習。聆聽的要訣首先要「專心」,我在交大授課時,曾用一小時專門闡述「專心聽」的技巧及重要性。一般人的觀念是大家要盡力培養口才,卻忽略了聽的能力對一個人的發展,比講的能力更重要。根據我的經驗,如果聽者能完全了解講者所說的內容,那他聽的效率是100%,可是大部分人的效率卻連50%都達不到。
想藉由聆聽得到學習效果,第一個必要條件是專心聽以提高聽的效率,第二個重點則在於你是否能將聽到的內容,經過內化(Internalized)的過程。我隨身攜帶一本小記事簿,這是我的學習工具之一,每當我聽到一些好觀念及資訊,一定隨手紀錄下來。本子的大小需要講究,太大太小都不恰當。這樣做的好處很多,譬如為了知己知彼,我十分注意客戶的財務報表,資料來源很多,因為所有美國上市公司都會對外提供財務報表,另外也可以從Wall Street Journal得到相關訊息,但是這些資料,如果你沒有真正記下來,沒有經過消化,還是沒有用。我有一本標準型筆記本,我在家看財務報表時,一看到重點就趕快記在筆記本,之後每個月或二週溫習一次,就像溫習教科書一樣,這就是internalize的過程。當然你不可能百分之百記得全部的內容,可是你一定不會漏掉重點──例如客戶是不是要垮台了﹖還是成長得很快﹖這你絕對會記得。有時當我與客戶談話時,他們往往很驚奇為何我知道這麼多事,我就跟他們說,這些都是公開資訊(public information),只是別人沒有注意到罷了。
終生學習必須有紀律、花時間、嚴肅看待。好的終生學習,絕對會影響生活習慣,我就是最好的例子。我每天會盡可能看書2小時,閱讀的內容可以是與工作相關的資料,或是客戶的財務報告,也可以做純興趣的閱讀。像我閱讀清朝、法國的歷史,聽聽馬勒的音樂,年輕時每天花4小時,現在年紀大了,只花2小時,周六、周日兩天加起來也有8、9個小時用在看書、聽音樂。這樣一來自然不熱衷應酬,因為有更具樂趣的事情可做。至於運動,我覺得打爾夫球的運動效率不高,不如每天在跑步機上跑步半小時,這是最高效率的運動,運動量相可抵高爾夫球的好幾倍,可見終生學習的紀律真的會影響一個人的生活習慣。
終身學習的第三要素──有計畫
終身學習的最後一個要素就是要有計畫,學習如果沒有計劃就會事倍功半。所謂的計劃是先設定你的長、短期目標,你要看什麼書、讀什麼雜誌、報紙,或是要跟誰說話都要有計劃。尤其是跟誰講話一定要想清楚,因為生活習慣也跟平常接觸的人具有密切關係,會決定你的交友圈,因此對要認識哪些人也要訂出一個方向。像我對經濟、趨勢的議題一直有濃厚興趣,因此交往的朋友常是學術界、經濟界人士。不過跟這些專業人士交往前,自己要先打好基礎,不然彼此的談話很難出現交集,也就毫無樂趣可言。至於認識這些人的方法,是先打聽好這些人出現的場合,找機會跟他們認識。
根據我跟一些經濟學家互動的經驗,常發現報紙上對一些國際知名經濟學家的言論報導常有出錯之處。為什麼我能發現﹖因為我有興趣,平常多有涉獵。
此外,回學校充電也是必要的,即使很忙,每年也應抽出一、二個星期到學校聽課,即使不是正式的上課,也可多參加研討會,一年五到十次,聽的時候要嚴肅地做筆記,才能學到東西。
總之,學校是培養求知心、學習習慣及思考能力的地方,但從另一個角度思考,一個人並不需要進大學,更不需要進研究所才能培養出這些能力。我們常看到一些從學校半途出家的人依然能做出一番大事,而且他的思想、學問比接受正常教育的人來得好,這是因為他們擁有良好的終生學習習慣。